KI in der öffentlichen Verwaltung

Typische Einsatzfelder in Gemeindeverwaltungen, Stadtverwaltungen und Landratsämtern sind wiederkehrende Schreib- und Prüfaufgaben, bei denen die fachliche Entscheidung beim Menschen bleibt:

• Antworten auf Bürgeranfragen und E-Mails vorformulieren
• Bescheide, Vermerke und Vorlagen entwerfen und sprachlich prüfen
• Gesetze, Satzungen und Dienstanweisungen durchsuchen und zusammenfassen
• Lange Dokumente auswerten, etwa Stellungnahmen oder Ausschreibungen
• Protokolle und Sitzungsunterlagen strukturieren

DSGVO: Werden personenbezogene Daten verarbeitet, braucht es eine Rechtsgrundlage, einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO mit dem Anbieter und je nach Einsatz eine Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 35 DSGVO). Pseudonymisierung vor der Verarbeitung senkt das Risiko deutlich.

EU-KI-Verordnung (AI Act): Die Verordnung (EU) 2024/1689 gilt schrittweise. Seit Februar 2025 müssen Organisationen, die KI einsetzen, für ausreichende KI-Kompetenz ihrer Beschäftigten sorgen. Für Systeme mit hohem Risiko – etwa bei Entscheidungen über den Zugang zu öffentlichen Leistungen – gelten zusätzliche Pflichten. Ein Assistent für Texte und Recherche, bei dem Menschen entscheiden, fällt in der Regel nicht darunter.

Vergabe: Bei geringem Auftragswert ist je nach Landesrecht eine Direktvergabe möglich. Maßgeblich sind die Wertgrenzen Ihres Bundeslandes.

Für Behörden zählt, wo Daten verarbeitet werden und wer Zugriff hat. Souveräne KI bedeutet: Betrieb in deutschen Rechenzentren, offene Sprachmodelle statt Abhängigkeit von einem einzelnen Anbieter und keine Nutzung der Eingaben zum Training.

1. Einsatzfelder und Grenzen in einer Dienstanweisung festlegen
2. Datenschutzbeauftragte und Personalvertretung früh einbinden
3. Mit einer Pilotgruppe starten und Erfahrungen sammeln
4. Beschäftigte schulen (KI-Kompetenz nach Art. 4 AI Act)
5. Kosten und Nutzung je Amt transparent steuern

AmtsChat ist die KI-Assistenz der AmtsWerk GmbH für Gemeinden, Städte und Landratsämter – gehostet in Deutschland, DSGVO-konform und ab 7 EUR netto im Monat für die ganze Verwaltung. Funktionen:

• Fachagenten für Verwaltungsaufgaben
• Gesetzesbibliothek mit EU-, Bundes- und Landesrecht samt Fundstellen
• Dokumente erstellen und auswerten (Word/DOCX, PDF, Markdown) inklusive DOCX-Export
• Wissensakten mit eigenen Dienstanweisungen und Satzungen
• Websuche und Recherche-Modus mit Quellenangaben
• Arbeitsräume für gemeinsame Arbeit
• Add-ins für Outlook, Word, Excel und PowerPoint
• AmtsWort: Übergabe von Diktaten und Texten in AmtsChat
• E-Government-Anbindung (z. B. Formcycle) und OpenAI-kompatible API
• Pseudonymisierung personenbezogener Daten und Themensperren
• Anmeldung per Microsoft Entra ID (SSO)
• Credit-basierte Kostenkontrolle je Person und Amt